Af sikkerhedsmæssige hensyn skal alle AAU medarbejdere have en godkendt profil, for at kunne rejse for AAU. Profilen skal godkendes af Lederen af den økonomiske ansvarlige enhed/eller en af denne bemyndigede.
Hvad enten du som Rejsende medarbejder bestiller selv, eller du bestiller gennem din Rejsebestiller, skal du som Rejsende altså have en profil.
Vær opmærksom på, at både flyrejsens pris og CWTs servicehonorar vil fremgå af din rejseplan af sammenlignings hensyn.
Introduktion til aftalen med CWT
HVORDAN FÅR MAN SOM AAU MEDARBEJDER EN PROFIL?
Du får en profil hos CWT ved at udfylde denne blanket:
Profiloprettelse til bestilling af rejser
Når du har udfyldt og underskrevet blanketten, skal den godkendes af lederen af den økonomiske ansvarlige enhed, eller den af denne bemyndigede.
Når Lederen/ eller den af denne bemyndigede har godkendt oprettelsen, indscannes den og sendes via e-mail, til Rejsekontoret via oea-rejsekontoret@adm.aau.dk, som er de eneste, der kan oprette profiler.
(CWT har ikke rettigheder til at oprette brugere, i henhold til AAU’s regler for sikkerhed.)
OBS: Der kan kun oprettes profiler, for ansatte, der har en AAU-mail adresse. Alle andre mailadresser vil ikke blive oprettet
HVORDAN VEDLIGEHOLDES EN PROFIL
Ændringer til de stamoplysninger udfyldt ifm. profiloprettelsen, mailes fra den rejsende, til den bemyndigede godkender, som videresender til ØA-Rejsekontor til ajourføring.
DISSE MÅ DEN REJSENDE IKKE SELV ÆNDRE I PROFILEN.
Medarbejderen kan selv opdatere andre relevante oplysninger i sin profil.
Er der tale om at en medarbejder flyttes til et andet institut/afdeling (EAN nr./subunit), så skal instituttet/afd. lave en afgangsføring via e-mail til ØA Rejsekontor (instituttet skal oplyse, at der er tale om en overflytning til andet institut/afd.). Medarbejderen skal via sit nye institut/afd. lave en ny oprettelse. Når ØA-Rejsekontor er i besiddelse af begge, vil medarbejderen blive flyttet til det nye EAN nr.
VÆR OPMÆRKSOM PÅ AT DET KUN ER ØA REJSEKONTOR, DER MÅ AFGANGSFØRE ELLER FLYTTE EN MEDARBEJDER TIL EN ANDEN AFDELING.
BESTILLING AF REJSER PÅ AAU
Bestilling af rejser - fly, hoteller, mv. - i forbindelse med en tjenesterejse, skal foretages via vores rejsebureau, myCWT på følgende måde:
Online booking på https://travel.mycwt.com/
- For at kunne bestille skal du trykke på “aktivere din konto”. Når du har aktiveret din konto, skal du trykke på ”log ind” og skrive din AAU-mail adresse og den adgangskode, som du lavede, da du aktiverede din konto.
ONLINE BOOKING SKAL BENYTTES TIL INDENLANDSKE REJSER OG SIMPLE REJSER I UDLAND, BÅDE ENKELT OG RETUR REJSER
- Offline booking via E-mail: staten.dk@contactcwt.com
- Offline booking på Telefon: +45 33 63 77 77 Tast 1 for bestilling af rejser og vejledning fra rejsekonsulenter (CWT’s åbningstid er mandag-fredag 08:30-16:30)
OFFLINE BOOKING BENYTTES KUN TIL KOMPLICEREDE REJSER TIL UDLAND, HVIS MAN IKKE KAN, HENSIGTSMÆSSIGT, VIA ONLINE BOOKING.
For uopsættelig support udenfor normal åbningstid anvend da samme telefonnummer. Overvej dog gerne om din henvendelse eventuelt kan vente, da kontakt til nødsupport vil medføre et ekstra gebyr på 220 kr. pr. Opkald.
Husk, at du kan reservere en ny rejse døgnet rundt ved hjælp af myCWT uden at blive opkrævet ekstra gebyrer efter lukketid.
For nyttige tips og FAQ omkring myCWT klik her. Finder du ikke svar på netop dit spørgsmål, er du velkommen til at kontakte CWT.
Henvendelser vedrørende grupperejser sendes hertil https://www.cwt-meetings-events.com/
Du kan finde mere information om bestilling her:
- Brugervejledninger I PDF format https://www.mycwt.com/countries/denmark/amadeus-cytric-brugerguide/
- Flybestilling https://www.youtube.com/watch?v=pdXj6E_sZrI
- Hotelbestilling https://www.youtube.com/watch?v=zp48JpHdQgc
- Bestilling af Billeje https://www.youtube.com/watch?v=TtG5z2UZBr4
VEDR. FLY BESTILLINGER SKAL DER GØRES OPMÆRKSOM PÅ FØLGENDE
Alle de flypriser, som AAU har forhandlet samt Statens aftaler, som AAU har tilsluttet sig, vil alle være tilgængelige og uploaded i CWT’s system, hvad enten det er online eller offline, at du bestiller din rejse. Alle flybestillinger gennem CWT, bliver afregnet via AAU’s Diners Rejsekonto.
ÆNDRINGER / ANNULLERINGER PÅ UDSTEDTE BILLETTER:
Skal altid ske gennem dit CWT-team. Kan ikke ske online.
ANNULLERING AF BILLETTER FØR UDSTEDELSE:
Kan ske direkte hos dit CWT-team.
VEDR. HOTEL BESTILLINGER SKAL DER GØRES OPMÆRKSOM PÅ FØLGENDE
Statens hotelaftaler som vi skal benytte, hvis de er billigst, kan bestilles gennem CWT på samme måde som de hoteller som AAU har lavet særskilt aftaler med, se link til Indkøbsenhedens hjemmeside
HOTEL BESTILLINGER I UDLANDET
Der findes ingen AAU-aftaler på de udenlandske hoteller.
AFREGNING AF HOTELBESTILLINGER IGENNEM CWT
Hoteller bestilt igennem CWT (Online eller Offline) bliver afregnet på følgende måde:
HOTELLER I DANMARK:
Alle bestillinger af hotelovernatning i Danmark igennem CWT skal alle afregnes af den rejsende ved afrejse fra hotellet. Husk selv at afregne eksempelvis minibar mv. inden du afregner for hotellet.
Når du har afregnet for hotelopholdet, typisk med dit AAU-kreditkort, skal du huske fakturaen som dokumentation for din udgift. Ovenstående er et valg fra AAU’s side.
HOTELLER I UDLANDET:
Alle bestillinger af hotelovernatninger i udlandet, igennem CWT, skal alle afregnes af den rejsende ved afrejse fra hotellet. Husk selv at afregne eksempelvis minibar mv. inden du afregner for hotellet.
Når du har afregnet for hotelopholdet, typisk med dit AAU-kreditkort, skal du huske fakturaen som dokumentation for din udgift. Ovenstående er et valg fra AAU’s side.
NÅR REJSEN ER BESTILT, MODTAGEs FØLGENDE VIA E-MAIL
“DEN REJSENDE”
Når den rejsende, selv bestiller sin rejse, både Online- og Offline booking, modtager den rejsende følgende:
- rejseplaner,
- e-ticket og
- faktura for egne rejser,
- endvidere sendes faktura også til Rejsekontorets CWTmailboks.
“REJSEBESTILLER”
Når Rejsebestiller, bestiller for den rejsende, både Online- og Offline booking, modtager Rejsebestiller og den rejsende følgende:
- rejseplaner
- e-ticket og
- faktura for den rejsende
- endvidere sendes faktura også til Rejsekontorets CWTmailboks.