Aftale om leje af lokaler i Aalborg til afholdelse af eksaminer

Aftale om leje af lokaler i Aalborg til afholdelse af eksaminer

Introduktion til aftalen:

Aalborg Universitet har lavet aftaler med en række haller og konferencecentre om leje af lokaler til brug for afvikling af stedprøver i Aalborg.

Aftalen er gældende fra 1. januar 2025  indtil 31. december 2026. Aftalerne er lavet således, at der er aftalt en fast maksimalpris med leverandørerne, og leverandørerne er allerede gjort bekendt med universitetets krav til bordopstilling, lys, adgang til strøm ved hver eksamensplads samt universitetets krav til trådløse internetforbindelser mv.  Ved at bruge en af de nedenstående leverandører er man dermed sikker på at den enkelte leverandør kan leve op til AAU’s krav i forbindelse med afvikling af stedprøver og desuden er spillereglerne for fakturering, afbestilling mv. aftalt på forhånd.

Priser på aftalen:

De maksimale priser samt oversigt over de enkelte leverandøres kapacitet for hele aftaleperioden finder du her      

Indkøb på aftalen:

1. Når det drejer sig om leje af :

Agri Nord Idrætscenter
Hasserisparken (KFUM hallen)
Gistruphallen
Oplev Skansen( Nørresundby Idrætscenter)

skal du oprette jer som bruger på Aalborg Kommunes Fritidsportal . Her vælges virksomhed/erhvervskunde. Herefter vil du modtage en mail med login. Når du har booket lokationen, kan du enten ringe eller sende en mail til leverandøren med bekræftelse på pris på det konkrete lejemål med udgangspunkt i de AAU aftalte maksimalpriser.

2. Når det drejer sig om leje af Aalborg Kongres & Kulturcenter, skal du kontakte leverandøren direkte for aftale og tilbud. Herefter sender du en fritekstordre med tilbuddet vedhæftet.

Kontaktoplysninger til leverandørerne:

Fysiske forhold:

Hver plads udstyres med bord, stol og 220 V strøm. Eksamensplads størrelsen minimum 90 cm. bred og 60 cm. dyb.
Der er mellem bordkolonnerne sikret tilstrækkeligt til at eksamens tilsyn kan vandre rundt.
Det er sikret at der for hver 50 eksamenspladser ved indgangen er opstillet borde med strøm til eksamenstilsyn til registrering af ankomst og afgang fra lokalet.
For de leverandører der tilbyder WiFi dækning til afholdelse af digitale eksaminer er der sikret at leverandørerne har tilstrækkelig kapacitet til at kunne håndtere eksaminerne.  
Derudover er det sikret, at der er gode adgangsforhold og toiletfaciliteter, herunder for handicappede. Det er videre sikret, at der er et behageligt indeklima, herunder tilstrækkelig sol-afskærmning, ventilation og belysning.

Aftale vilkår:

Betalingsbetingelser: 30 dage netto fra modtagelse af korrekt faktura.

Afbestilling fra AAU’s side:

•                    Inden 60 dage før første lejedag – omkostningsfrit for AAU

•                    Mellem 30-60 dage før første lejedag – faktureres med 50 % af lejeprisen

•                    Mindre end 30 dage før første lejedag – faktureres med 75 % af lejeprisen

Særlige afbestillingsregler for Aalborg Kongres & Kultur center ved booking af lokaler for over 100 personer:

• Inden 6 måneder for lejedato faktureres 50 % af lokalelejen
   
• Inden 3 måneder før lejedato faktureres 75 % af lokalelejen
   
• Mindre end 3 måneder før lejedato faktureres 100 % af lokalelejen

Hvis lokalet udlejes til anden side skal der ikke betales ved afbestilling af lokalet.

Aflysning af bekræftet booking fra leverandørens side:

Såfremt leverandøren aflyser en bekræftet booking forpligter leverandøren sig til at betale alle universitetets dokumenterede ekstraomkostninger til at finde et andet lokale til afvikling af eksamen.

Interne ressourcer der skal bookes i forbindelse med afvikling af eksamen:

ITS onsite support bookes som normalt. Se mere om procedurer for digitale stedprøver her:

Spørgsmål til aftalen kan rettes til Udbud og Indkøb