I staten er der nogle særlige opmærksomhedspunkter som er ufravigelige. De særlige opmærksomhedspunkter er følgende:
- AAU kan ikke tegne forsikring herunder transportforsikring da AAU er selvforsikrede. Det er derfor vigtigt at leveringsbetingelserne ved køb af udstyr mv. er angivet som DAP (Delivery at place), hvor sælger forsikrer godset frem til angivet leveringssted.
- Med undtagelse af licens- og abonnementsrelaterede indkøb foretager Aalborg Universitet som udgangspunkt ikke forudbetaling af varer og tjenesteydelser overfor leverandører.
Der kan dog forekomme særlige forhold der gør forudbetaling nødvendig. Oftest skyldes disse forudbetalinger, at der er tale om produktion af et helt særligt produkt, som er specialfremstillet til AAU eller at ordren er så omfattende (mængde-/beløbsmæssigt) at leverandøren må sikre, at der sker betaling forinden produktionsstart. Sådanne forudbetalinger varierer beløbsmæssigt, men udgør ofte omkring 30 % af den samlede ordre.
Forudbetaling er en risikabel affære for universitet, såfremt der ikke tages særlige forholdsregler.Såfremt leverandøren går konkurs inden varen/ydelsen leveres eller af andre årsager ikke kan gennemføre leverancen - mistes forudbetalingen oftest. For at sikre Aalborg Universitet imod tab som følge af en samarbejdspartners konkurs/insolvens mv., skal der derfor altid stilles en bankgaranti eller remburs ved forudbetalinger.
Indkøbsenheden skal altid kontaktes, såfremt Sælger kræver forudbetaling.