Når der på AAU gennemføres udbud enten i form af en annoncering, EU-udbud eller anden form for konkurrenceudsættelse kan den indkøbende enhed forvente, at Udbud og Indkøb leverer følgende:
Projektledelse
Udbud og indkøb leverer projektledelse i forhold til hele udbudsprocessen. Det vil sige, at den udbudskonsulent, der sidder med udbuddet står for at indkalde kategoriansvarlige for universitetets indkøbende enheder. Udbudskonsulenten udarbejder i samråd med de udpegede kategoriansvarlige en tidsplan for udbudsprocessen, således at udbuddet overholder de lovmæssige tidsfrister, der er fastsat i forhold til forskellige typer af udbud.
Udbudskonsulenten er endvidere tovholder på at sikre, at de kategoriansvarlige leverer input til udbuddets kravsspecifikation til de i tidsplanen aftalte deadlines.
Kategoriansvarlige
Kategoriansvarlige udpeges af institutledere og administrative chefer på anmodning fra Udbud og Indkøb.
Ofte vil den kategoriansvarlige have baggrund i det faglige miljø, men kan dog i nogle tilfælde også sidde mere centralt.
Kategoriansvarlig skal bidrage til at sikre at aftaler er i overensstemmelse med AAU’s indkøbspolitik.
Kategoriansvarliges opgaver i forbindelse med udbudsforretninger omfatter:
- Medvirken til at definere hvilket sortiment, hvilken mængde, hvilken kvalitet, behov for leveringstider mv. som nye indkøbsaftaler skal indeholde
- Afsætte tid af til at besvare tekniske spørgsmål
- Medvirken i vurderingen af indkomne tilbud på gennemførte udbudsforretninger
- Medvirken til implementeringen af indgåede indkøbsaftaler
Kravsspecifikation
Kravsspecifikationen i forbindelse med et udbud skal udarbejdes af de kategoriansvarlige, da udbudskonsulenten som udgangspunkt ikke har nogen faglig indsigt i hvilke tekniske behov universitetet har i forbindelse med indkøb inden for et givent indkøbsområde.
Udbudskonsulenten vil indkalde de kategoriansvarlige til et opstartsmøde, hvor de kategoriansvarlige
orienteres om udbudsprocessen og instrueres i, hvordan man opbygger en kravsspecifikation herunder hvilke
begrænsninger, der er i forhold til anvendelse af varemærker mv.
Udbudskonsulenten vil så vidt det er muligt via sit faglige netværk fremskaffe kravsspecifikationer fra allerede
gennemførte udbud, som de kategoriansvarlige kan tage udgangspunkt i ved udarbejdelse af
kravsspecifikationen.
Udbudskonsulenten sørger for at input fra de kategoriansvarlige indsamles og sammensættes til én
kravsspecifikation. Det er indkøbskonsulentens opgave i videst muligt omfang at sikre, at kravsspecifikationen
overholder lovgivningens rammer samt at kravene i kravsspecifikationen ikke er så snævert beskrevet, at den
forhindre konkurrence.
Udbudsbetingelser
Udbudskonsulenten udarbejder udbuddets udbudsbetingelser og de dertil hørende bilag. De kategoriansvarlige
høres mht. udbuddets tildelingskriterier samt hvilke økonomiske og tekniske kapacitetskrav, der skal stilles i
forbindelse med udbuddet.
Kontrakt
Udbudskonsulenten udarbejder kontrakten til udbuddet. De kategoriansvarlige får kontrakten til gennemsyn og
kommentering.
Udbuddets praktiske gennemførsel
Spørgsmål svar:
Når udbudsmaterialet er udarbejdet og offentliggjort af udbudskonsulenten, er det udbudskonsulenten som er
kontaktperson for enhver skriftlig henvendelse vedr. udbuddet, kravsspecifikation og tilhørende bilag.
udbudskonsulenten koordinerer svar med de kategoriansvarlige på de spørgsmål der måtte stilles til
kravsspecifikation fra interesserede tilbudsgivere.
De kategoriansvarlige skal afsætte tid af til at besvare tekniske spørgsmål, der måtte komme.
udbudskonsulenten besvarer alle spørgsmål til de interesserede tilbudsgivere, og udbudskonsulenten er
endvidere ansvarlig for at tilbudsgivernes spørgsmål og universitetets svar på disse spørgsmål dels sendes til
spørgeren og offentligøres på Udbud og Indkøbs websider i anonym form.
Tilbudsevaluering:
Når tilbuddene kommer ind fra tilbudsgiverne skal der foretages tilbudsevaluering. Udbudskonsulenten forestår
tilbudsevalueringen sammen med de kategoriansvarlige. Udbudskonsulenten udarbejder for hvert tilbud en
evalueringsrapport, der beskriver hvilken og hvorfor tilbuddet får den bedømmelse det får.
Når der på baggrund af tilbudsevalueringen er fundet en vinder af udbuddet meddeler udbudskonsulenten det
vindende tilbud, at de har vundet udbuddet. Endvidere meddelerudbudskonsulenten de øvrige tilbudsgiver, at
de ikke har vundet tilbuddet.
Udbudskonsulenten meddeler desuden til EU’s TED database, at man agter at indgå kontrakt med det
vindende tilbud og holder 10 dages frivillig stand still.
Når stand still perioden er udløbet sørger udbudskonsulentenfor at kontrakten underskrives kontraktparterne og journaliseres.
Implementering af ny aftale
Når der er indgået kontrakt med en ny leverandør sørger udbudskonsulenten for at relevante indkøbende enheder orienteres om den nye aftale og hvordan aftalen skal anvendes.
udbudskonsulenten sørger desuden for såfremt det er relevant at indkøbsaftalen ligges i AAU’s indkøbssystem eller på anden måde gøres tilgængelig på AAU.
Udbudskonsulenten holder minimum en gang årligt opfølgningsmøde med de enheder som bruger aftalen og har løbende dialog med leverandøren såfremt der måtte opstå kontraktuelle udfordringer.