Mindre indkøb over 100.000 kr. men under tærskelværdierne

Mindre indkøb over 100.000 kr. men under tærskelværdien

Lagt online: 09.11.2016

Med udbudsloven er der også regler for indkøb under tærskelværdien. Ud over den forpligtende lovgivning, skal indkøbere tværs over AAU også iagttage retningslinjerne for offentlige indkøb, herunder kravet om at indkøbe på markedsmæssige vilkår. Den indkøbende enhed skal kunne dokumentere overholdelse af dette. I de tilfælde, hvor Indkøbsenheden aktivt medvirker i en konkurrenceudsættelsesproces, foretages dokumentationen af sagsbehandleren i Indkøbsenheden.


Hvad betyder det for Aalborg Universitet?

Når AAU har et mindre indkøbsbehov, skal AAU følge udbudslovens regler om indkøb af mindre værdi. For at sikre, at AAU følger reglerne i udbudsloven for indkøb under tærskelværdien, er det Indkøbsenhedens opgave at vurdere, hvordan indkøbet kan foretages inden for rammerne af udbudsloven.


Hvornår er der tale om denne type indkøb?

Da AAU er en juridisk enhed, skal opgørelse af indkøbs værdi i udbudslovens forstand akkumuleres for alle institutter og afdelinger. Vurdering af, hvorvidt AAU er udbudspligtig inden for et givent område skal derfor ske på AAU’s akkumulerede indkøbsvolumen på kategorien.

Der er tale om denne type indkøb, når den anslåede værdi af indkøbet hører under én af de følgende:

  • Indkøbets anslåede værdi ligger under tærskelværdien for EU udbud, kr. 1.595.391, som enkelt køb over kontraktperioden, eller hvis der er tale om fortløbende indkøb, så opgøres kontraktværdien over 4 år, dog over kr. 100.000.
  • Indkøbets anslåede værdi ligger under tærskelværdien for Light Regimet, kr. 5.591.000, men over kr. 100.000 som et enkelt køb over kontraktperioden, eller hvis der er tale om fortløbende indkøb, så opgøres kontraktværdien over 4 år, dog over kr. 100.000.


Hvordan foretager AAU mindre indkøb under de gældende tærskelværdier?

Indkøbsenheden skal for alle indkøb mellem kr. 100.000 og EU's tærskelværdier foretage en vurdering af, hvorvidt indkøbet kan have klar grænseoverskridende interesse.

I forbindelse med vurderingen af den klare grænseoverskridende interesse kommer Indkøbsenheden frem til følgende resultat:

  • Indkøbet har en værdi under tærskelværdierne og har klar grænseoverskridende interesse- se afsnit 1.
  • Indkøbet har en værdi under tærskeværdierne og IKKE har klar grænseoverskridende interesse - se afsnit 2

Det er Indkøbsenheden - i samråd med kategoriansvarlig - der vurderer, om der er klar grænseoverskridende interesse eller ej. Derfor skal enhederne altid kontakte indkøbsenheden i forbindelse med disse køb.
 

1. Indkøb under tærskelværdien med klar grænseoverskridende interesse

Såfremt det viser sig, at indkøbet har klar grænseoverskridende interesse, skal indkøbet annonceres. Annonceringen skal ske på udbud.dk. Indkøbsenheden foretager annonceringen.

Ved at annoncere indkøbet sikrer AAU, at informationen om indkøbet når ud til de tilbudsgivere, som kunne have interesse i at afgive tilbud – såvel danske som udenlandske. AAU sikrer også, at vi skaber bedst mulig konkurrence om kontraktens vilkår, herunder eksempelvis prisen.

Der er ikke krav om brug af et egentligt udbudsmateriale, men AAU skal som minimum oplyse følgende:

  • Beskrivelse af indkøbets genstand - hvad skal købes ind
  • Tidsfrist for ansøgning eller indlevering af tilbud
  • Tildelingskriterier - hvilke kriterier bruger vi til at finde ud af, hvilken tilbudsgiver der får tildelt aftalen.
     

2. Indkøb under tærskelværdien uden klar overskridende interesse

Indkøbende enhed skal altid sørge for, at alle mindre indkøb foregår på markedsmæssige vilkår. Det vil sige, at indkøbende enhed skal sikre, at såvel pris, kvalitet og andre vilkår for indkøbet er favorabelt for AAU.

Indkøbende enhed skal derfor altid sørge for at lave en markedsundersøgelse for at sikre, at AAU køber ind på markedsmæssige vilkår.
For indkøb, der har en anslået værdi mellem kr. 100.000 og de ovenfor anførte tærskelværdier, er der i udbudsloven fastlagt flere mulige modeller, som sikrer, at indkøbet foregår på markedsmæssige vilkår.

Den indkøbende enhed skal i samråd med Indkøbsenheden vælge den model, der passer til indkøbets omfang og karakte

 Modellerne er som følger:

  • Model 1: Gennemførsel af markedsafdækning og på baggrund heraf indhente tilbud
  • Model 2: Indhente 2 eller maksimum 3 tilbud
  • Model 3:  Lave annoncering

Ad. Model 1: Indkøbende enhed kan nøjes med at indhente et enkelt tilbud, hvis du ud fra kendskab til markedet er sikker på at tilbuddet er på markedsmæssige vilkår.

Ad. Model 2: Indkøbende enhed kan vælge at indhente 2 eller maksimum 3 tilbud fra forskellige leverandører. Du vælger selv, hvilke leverandører der skal kontaktes.

Hvis man vælger at kontakte 3 leverandører, skal Indkøbende enhed redegøre for valget over for de kontaktede leverandører. Ved vurderingen af de indkomne tilbud skal den indkøbende enhed have øje på såvel pris som kvalitet og andre aftalevilkår.

Tilbuddene skal journaliseres jf. Procedure for journalisering af indkøb i den indkøbende enheds oprettede sag - sammen med en kort begrundelse for valget af vindende leverandør.

Ad. Model 3: Den indkøbende enhed kan have et ønske om at skabe større konkurrence om priser og vilkår. Dette kan gøres ved at lave en annoncering af indkøbet, så flere tilbudsgivere får mulighed for at byde på kontrakten. Indkøbsenheden foretager annonceringen.

Ud over at skabe større konkurrence kan en annoncering også medføre visse kommercielle fordele, eksempelvis ved at give en større besparelse for AAU end ved almindelig tilbudsindhentning.

Ved en annoncering skal der offentliggøres en beskrivelse af indkøbet, eksempelvis på udbud.dk. Processen for en annoncering af mindre indkøb uden klar grænseoverskridende interesse kan være meget forskellig, alt afhængigt af den indkøbende enheds ønsker og behov.

Derfor er det vigtigt, at enhederne kontakter Indkøbsenheden for at få rådgivning på området, hvilket også er præciseret i Indkøbspolitikken og i Flowdiagram – sådan køber du ind .


Databehandleraftale

HUSK: Uanset indkøbets økonomiske volumen skal Aftaleejer i samarbejde med Kontraktenheden vurdere, hvorvidt der sker behandling af personoplysninger. Ofte vil sagsbehandleren i Indkøbsenheden kunne bidrage med erfaring fra tidligere sager.

 

.